Suatu negeri akan mengalami lima fase dalam sejarahnya. Fase pendirian, fase pembangunan, fase puncak, fase kemunduran, dan fase kehancuran (Ibn Khaldun). Sedang di fase manakah kita?
Hari ini, 9 Agustus 2021, Provinsi Riau tepat berusia 64 tahun. Dibentuk berdasarkan Undang-Undang Darurat Nomor 19 tahun 1957, Provinsi Riau merupakan pecahan dari Provinsi Sumatera Tengah, yang melahirkan Provinsi Sumatera Barat, Riau, dan Jambi. Perjalanan panjang dilalui provinsi ini untuk sampai pada tahap sekarang. Termasuk pemindahan ibukota provinsi, dari Tanjung Pinang ke Pekanbaru, hingga Provinsi Riau sendiri mekar menjadi Riau dan Kepulauan Riau.
Membentang dari Selat Malaka hingga deretan Pegunungan Bukit Barisan, sejarah Riau tidak hanya dimulai dari lahirnya Provinsi Riau, tetapi jauh sebelum itu, bahkan sejak masa prasejarah. Peninggalan-peninggalan seperti Candi Muara Takus, Istana Kerajaan Indragiri, Pelalawan, Siak, Rokan, atau Gunung Sahilan, adalah sedikit bukti sejarah perjalanan panjang Riau.
Pertanyaannya adalah, apakah warisan sejarah tersebut terawat dan tercatat dengan baik? Apakah tersimpan pada tempat yang memadai dan tidak terancam kerusakan? Jika Bahasa Melayu dipilih menjadi Bahasa Nasional, apakah seni dan budaya yang terkait dengan Bahasa Melayu; Syair, Pantun, Gurindam, juga Sastra Lisan, yang subur dan berkembang di negeri ini telah terdokumentasikan dengan baik? Apakah anak cucu kita, generasi penerus akan masih mengenalnya?
Bagaimana pula kisah penemuan sumber minyak Minas yang pada prosesnya menjadikan Riau sebagai salah satu provinsi terkaya? Atau Bagan Siapiapi yang pernah tercatat sebagai daerah penghasil ikan terbesar? Sejarah kadang hanya merupakan masa lalu yang pada akhirnya dilupakan orang. Tetapi, sejarah juga dapat merubah masa depan, bahkan peradaban.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.
Menilik sejarah panjang perjalanan Riau hingga menjadi Provinsi Riau, dan hingga masa sekarang, sudah semestinya segala yang berkaitan dengan negeri ini terawat, terjaga, dan terdokumentasikan dengan baik. Menginventarisir dan melestarikan koleksi yang ada dapat menjadi langkah awal dalam rangka penatan arsip. Selanjutnya, dapat juga mengumpulkan arsip-arsip yang berada pada kelompok atau individu tertentu.
Unsur paling penting dari arsip adalah keaslian atau keautentikan arsip itu sendiri. Demi menjaga arsip-arsip itu tetap asli dan terhindar dari kerusakan karena sering diakses, dapat dilakukan digitalisasi arsip. Terlebih di era sekarang, dimana orang cenderung lebih memilih membuka perangkat teknologi daripada harus membuka arsip (yang utamanya) kertas.
Dalam rangka sosialisasi, pada masa pandemi seperti sekarang, dapat diadakan pameran virtual kearsipan. Pameran ini selain tidak memerlukan biaya yang besar, waktu pelaksanaanya juga bisa lebih lama, cakupannya bisa lebih luas, serta menghindari adanya kerumunan. Atau dalam rangka menumbuhkan minat generasi muda terhadap sejarah, pameran dapat dilakukan di tempat-tempat yang biasa didatangi anak-anak muda, seperti mal, café, atau gedung bioskop.
Terakhir mungkin dapat disusun buku atau publikasi Citra Provinsi Riau Dalam Arsip. Publikasi ini merupakan satu kesatuan informasi yang menggambarkan dinamika kolektif suatu daerah. Sebuah dinamika kolektif yang terbentuk di atas kesadaran sejarah yang dialami bersama. Kesadaran sejarah ini diharapkan dapat menjadi landasan moral yang kokoh untuk pijakan melangkah ke masa depan yang lebih baik.
Arsip adalah sumber informasi dan ilmu pengetahuan. Itulah manfaat utama arsip. Jika pada masa lalu pernah terjadi pandemi seperti sekarang, dengan adanya arsip kita tahu langkah-langkah apa yang harus dilakukan dalam penanganannya. Dari arsip juga kita bisa tahu, kenapa Museum Daerah Riau diberi nama "Sang Nila Utama", atau kenapa novel Ediruslan Pe Amanriza berjudul "Dikalahkan Sang Sapurba". Siapakah Sang Nila Utama? Siapakah Sapurba itu?
Dalam penyelesaian perselisihan atau dalam persidangan, arsip dapat menjadi alat bukti mengungkap kebenaran. Apa yang terjadi, dimana kejadiannya, kapan waktunya, siapa yang terlibat, dan seterusnya. Apa yang terjadi di masa lalu harus dapat terjelaskan dengan arsip. Arsip harus dapat menerangi masa depan. Arsip juga dapat jadi pembangkit semangat.***
