Membangun Komunikasi

Secara umum banyak perusahaan-perusahaan dari berbagai level (besar, menengah dan kecil), sering mengalami kesulitan mencari calon karyawan profesional yang terampil dalam berkomunikasi. Komunikasi yang efektif akan mampu mengembalikan kepercayaan stakeholders. Misalnya ketika organisasi sedang mengalami krisis, maka penting bagi semua pihak untuk hadir. Tanda-tanda organisasi mengalami masalah kronis terlihat dari perilaku karyawan berikut: Saling tusuk dari belakang, Saling bertengkar, saling merasa jadi korban, sikap defensif, tidak berbagi informasi, banyak agenda tersembunyi, banyak politik, kekacauan,  apatis, meninggalkan kerja untuk urusan lain, melamun, bosan, saling cuci tangan dan menghindar, marah, takut.

Komuniksi dan Kinerja
Kemampuan berkomunikasi termasuk pengetahuan soft skill, yang jarang diajarkan di bangku perkuliahan. Kini dunia bisnis telah menuntut keterbukaan informasi, sehingga perusahaan pun harus menciptakan suasana komunikasi  yang tidak semata-mata bernuansa bisnis saja, tetapi harus mampu menawarkan komunikasi yang  bersuasana kekerabatan social dalam betuk pelayanan prima. Tujuannya  adalah  untuk  meningkatkan motivasi dan sekaligus  meningkatkan kinerja para karyawannya.

Sebagai contoh praktik komunikasi yang jelek dalam organisasi dimulai dari garda paling depan pada organisasi dalam memberikan pelayanan.   Misal pada suatu ketika mungkin Anda pernah menemukan seorang karyawan yang tugasnya memberikan pelayanan, membiarkan pelanggan karena yang bersangkutan sedang asyik ngobrol  dengan  karyawan  lain atau sedang menelpon untuk urusan pribadi. Anda bisa bayangkan, jika anda memiliki karyawan seperti ini? Peran mereka sebagai perwakilan perusahaan dan sebagai andalan untuk menjalankan fungsi komunikasi justru telah direcoki oleh perilaku yang kurang memahami tugas dan fungsinya sebagai penyambung lidah informasi dan komunikasi perusahaan. Karyawan tersebut bagaikan benalu yang bisa menghisap darah institusi dan mengancam masa depan organisasi.

Peran Manajer
Ketika seorang manajer mendengarkan paparan anggota timnya, dan  mengangguk tanda setuju kepada bawahannya, maka secara spontan karyawan merasakan bahwa mereka dihargai sebagai mitra dalam organisasi. Tindakan manajer yang sangat sederhana ini, yakni  mau mendengarkan dan berkomunikasi timbal balik kepada karyawannya akan membangkitkan motivasi dan menggerakkan tim kerja  untuk  berpikir secara lebih kreatif dan strategis. Kenyataan yang sering dihadapi banyak manajer yang menggunakan gaya kekuasaan dan perintah. Ia lupa bahwa kesantunan dan kesopanan berkomunikasi dengan karyawan akan mampu membangkitkan passion yang luar biasa di hati karyawannya. Seorang manajer mestinya harus mengolah informasi, menganalisisnya dengan fakta akurat. Bukan sekadar menerima informasi secara sepihak dan tidak seimbang, yang bisa menimbulkan miskomunikasi di kalangan organisasi.

Pertama,  jelaskanlah secara umum jenis tugas  yang akan didelegasikan dan apa alasannya termasuk tujuannya. Kedua, jelaskanlah tentang tugas secara rinci dan batasan-batasan wewenang dan tanggung jawab  yang manajer berikan. Ketiga, jelaskanlah kepada semua karyawan, mengapa manajer mendelegasikan tugas pada karyawan tertentu untuk  mencegah timbulnya keheranan, kecurigaan dan kecemburuan, mencegah koordinasi  yang buruk, dan meminta orang lain membantunya. Keempat, jelaskanlah standar proses dan keberhasilan tugas  yang diberikan termasuk batas waktu serta kriteria dan ukuran tujuan  yang ingin dicapai. Kelima, memantau dan mengevaluasi pelaksanaan tugas  yang hasilnya digunakan sebagai umpan balik perbaikan penyempurnaan tugas.

Hakikat komunikasi dalam organisasi dapat dianalogkan ketika kita berhenti di simpang lampu lalu lintas. Anda diingatkan kapan boleh jalan dan kapan harus menghentikan kendaraan, disitu  tidak ada orang  yang mengaturnya. Apabila Anda berani melanggarnya, di saat lampu merah menyala, katakan tidak ada polisi yang sedang menjaga, anda berhasil lewat, namun sebenarnya anda sedang berada dalam posisi berbahaya; karena bisa terjadi kecelakaan fatal akibat melanggar lampu lalu lintas. Bila demikian halnya, maka sejatinya komunikasi dalam organisasi akan mampu membentuk jiwa disiplin yang bisa bermuara kepada meningkatnya kinerja organisasi. Berdisiplin adalah orang yang mampu menerjemahkan pentingnya komunikasi bagi kemajuan organisasi secara menyeluruh. Silahkan anda terapkan dalam kehidupan sehari-hari baik di rumah maupun di tempat anda bekerja. Semoga.***