PEKANBARU (RIAUPOS.CO) – Sekretariat DPRD Kota Pekanbaru berhasil menyabet Penghargaan pengelolaan dan penataan Arsip Terbaik Tahun 2021 dari seluruh OPD Pemko.
Penyerahan penghargaan langsung dilakukan Kabid Kearsipan Nurfasary kepada Plt Sekretaris DPRD Pekanbaru Badria Rikasari MSi, di Gedung DPRD Pekanbaru, Selasa (5/10/2021).
Kabag Umum Sekretariat DPRD Pekanbaru, Azhar, Kabag Keuangan Tengku Reza Pahlevi serta Kabag Risalah dan Perundang-undangan, Harry Pratama tampak mendampingi Plt Sekwan menerima penghargaan yang diharap menjadi contoh bagi OPD lainnya.
“Alhamdulilah, penghargaan ini kita dapatkan berkat kerjasama yang baik semua bidang di Sekretariat DPRD Pekanbaru. Saya pribadi ucapkan terima kasih kepada semuanya," kata Badria.
Penghargaan Arsip Terbaik ini didapatkan, berdasarkan SK Walikota Pekanbaru No 78 tahun 2021. Terdapat 681 arsip yang dinilai.
"Tentunya ini membuktikan, bahwa penataan dan pengelolaan arsip di lingkungan Sekretariat DPRD Pekanbaru sudah cukup baik,” sebut Badria.
Dijelaskannya, penilaian meraih penghargaan ini melalui kegiatan penyusutan arsip, juga dilakukan seleksi dan mengelompokkan arsip yang retensinya sudah berakhir.
Selanjutnya, membuat daftar arsip usul simpan, membuat daftar arsip yang akan diusulkan pemusnahannya dan membuat laporan penyusutan arsip.
Bersamaan dengan itu, dilakukannya pemusnahan arsip di lingkungan Sekretariat DPRD Pekanbaru. Ini merupakan pemusnahan arsip perdana di lingkungan Sekretariat DPRD Pekanbaru. Ada 34 berkas arsip aktif yang dimusnahkan.
Kepada wartawan, Kabid Kearsipan Dispusip Pekanbaru, Nurfasary juga mengatakan, pemusnahan arsip ini, harus sesuai aturan yang berlaku dan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Setiap tahunnya, Dispusip Pekanbaru selalu rutin melakukan kegiatan pemusnahan arsip di lingkungan Pemko Pekanbaru, yang memiliki retensi dibawah 10 tahun.
Dijelaskan nya lagi, pemusnahan arsip dilakukan setiap tahun, sesuai dengan jadwal retensi arsip yang diatur melalui Perwako.
"Tujuan kegiatan tersebut, untuk melindungi dan melestarikan informasi yang terkandung di dalam arsip dan sebagai upaya untuk pengurangan arsip agar tidak menumpuk,” paparnya.
Kepala Bagian Umum Sekretariat DPRD Pekanbaru, Azhar MAp menyebutkan, bahwa pemusnahan arsip ini memiliki banyak manfaat. Sebab selama ini, ruangan Sekretariat Pekanbaru dipenuhi dengan arsip yang tidak terpakai, dan saat ini bisa digunakan dengan yang lain.
"Meski berkas arsip kita musnahkan, tapi soft copy arsip, sudah kita simpan secara digital," terangnya.
Laporan: Agustiar (Pekanbaru)
Editor: Erwan Sani